انسان ها معمولا به واسطه مشغله های مختلف ممکن است دچار فراموشی در بعضی مسایل شوند.
به همین دلیل ایمیل های یادآوری برای پیگیری موضوعات مختلف بسیار کاربرد دارند. در طول دوران کاری خود، احتمالاً ایمیل های یادآوری زیادی خواهید نوشت. اینها ایمیل هایی هستند که موضوعاتی را ذکر می کنند که قبلاً در مورد آنها صحبت شده است، مانند درخواست های حرفه ای، جلسات و نکات بحث، تا از فراموش کردن آنها توسط گیرنده جلوگیری شود. ایمیل‌های یادآوری در زندگی غیرحرفه‌ای شما نیز مفید هستند، خواه این درخواست از کسی برای پاسخگویی به یک رویداد، برنامه‌ریزی برای یک سفر، یا تشویق کسی برای قرار ملاقات باشد.
ایمیل یادآوری چیست؟
یک ایمیل یادآوری ارسال می‌شود تا به گیرنده یادآوری شود که اقدام خاصی انجام دهد یا اطمینان حاصل شود که چیزی را فراموش نکرده است. در عرصه‌های حرفه‌ای و دانشگاهی، ایمیل‌های یادآوری اغلب برای اطمینان از برنامه‌ریزی جلسات، اشتراک‌گذاری اسناد، تایید اطلاعات و رعایت مهلت‌ها ارسال می‌شوند. ایمیل‌های یادآور نوعی ایمیل حرفه‌ای هستند و شباهت‌های کمی با انواع دیگر ایمیل‌های حرفه‌ای مانند ایمیل‌های فروش و پیگیری دارند.
چه زمانی باید ایمیل یادآوری ارسال کنید؟
ایمیل یادآوری معمولاً یک پیام دوم است که از ایمیل قبلی پشتیبانی می کند. برای مثال، اگر به یک همکار برای برنامه‌ریزی جلسه ایمیل می‌زنید و پاسخی دریافت نمی‌کنید، می‌توانید یک ایمیل یادآوری برای تکرار درخواست جلسه ارسال کنید. ایمیل‌های یادآور لزوماً نباید ایمیل‌ها را دنبال کنند. همچنین می‌توانید پس از تماس تلفنی یا گفتگوی حضوری، یک ایمیل یادآوری ارسال کنید. هر زمان که لازم است چیزی را که قبلاً در مورد آن صحبت کرده اید به گیرنده یادآوری کنید، یک ایمیل یادآوری مناسب است.
زمان ارسال ایمیل یادآوری
در اینجا چند نمونه و سناریو وجود دارد که می توان آنها را از طریق ایمیل یادآوری حل کرد:
تاخیر در پرداخت از سوی مشتری
ضرب الاجل های پیش رو
اسنادی که باید امضا شود
جلسه ای که قرار است به زودی برگزار شود
مناسبت ها
ارتباطات قطع شده
چه زمانی نباید ایمیل یادآوری ارسال شود
اگر کمتر از 24 ساعت از ارسال ایمیل اولیه خود می گذرد، ایمیل یادآوری ارسال نکنید. این را به عنوان حداقل مدت زمان مناسب برای صبر کردن قبل از ارسال ایمیل یادآوری در نظر داشته باشید در برخی موارد ممکن است بهتر باشد بیشتر منتظر بمانید.
4 نکته برای نوشتن ایمیل یادآوری
1-از لحن حرفه ای استفاده کنید
ایمیل یادآوری، مانند هر ایمیل مناسبی، باید با لحنی مستقیم و حرفه ای نوشته شود. در ایمیل یادآوری متهم یا سرزنش نکنید. در ایمیل هدف شرمسار كردن گيرنده نيست، بلكه صرفاً يادآوري يك جلسه، تماس، يا موضوع ديگري است كه مي تواند در مشغله های زندگي حرفه اي روزمره فراموش شود.
2- صریح باشید
علاوه بر مودب و حرفه ای بودن، صریح هم باشید. یک درخواست خاص، مانند درخواست از طرف مقابل برای دسترسی به یک سند خاص یا گفتن “بله” به یک جلسه برنامه ریزی شده در تقویم خود، و این درخواست را مستقیماً بیان کنید.
3-زمان بندی مهم است
مدت زمان مناسب برای صبر کردن قبل از ارسال ایمیل یادآوری تا حد زیادی به فوریت پیام شما بستگی دارد. برای ضرب‌الاجل‌های کوتاه، تقریباً 24 ساعت پس از ارتباط اولیه، ایمیل‌های یادآوری را ارسال کنید. برای موارد با ضرورت کمتر، خوب است که چند روز قبل از ارسال ایمیل یادآوری صبر کنید. در نظر بگیرید که چه مدت از زمان ارتباط اولیه شما گذشته است و همچنین چقدر زمان قبل از ضرب الاجل خود دارید – اگر این مهلت به سرعت نزدیک می شود، ارسال ایمیل یادآوری زودتر، می تواند به طرف مقابل کمک کند تا سریعتر اقدام نماید. بهتر است یک جدول زمانی برای ایمیل های خودایجاد کنید. در جدول زمانی خود، تاریخ مکالمه اولیه، مهلت و هر تاریخ مرتبط دیگری را درج کنید.
4-عذرخواهی نکنید
در نهایت، برای ارسال ایمیل یادآوری عذرخواهی نکنید. به سادگی توضیح مختصری در مورد ایمیل خود به گیرنده بدهید و مودبانه از او بخواهید که اقدامی انجام دهد.
چگونه یک ایمیل یادآوری مودبانه بنویسیم
از قالب زیر به عنوان الگویی برای ایمیل های یادآور موثر استفاده کنید.
خط عنوان
از یک موضوع واضح برای ایمیل یادآوری خود استفاده کنید. گیرنده باید قبل از اینکه ایمیل را باز کند بداند درباره چیست. در اینجا چند نمونه از خطوط موضوع ایمیل یادآوری خوب آورده شده است:
- یادآوری: لطفاً اسناد ورود امضا شده خود را تا پنجشنبه 28/9 ارسال کنید
- پیگیری: جلسه ما سه شنبه آینده ساعت 11 صبح.
- اقدام فوری مورد نیاز: پروژه خیابان Ward
احوالپرسی
ایمیل خود را با یک احوالپرسی حرفه ای استاندارد، مانند Hi-Hello یا ِDear که به دنبال آن اسم مخاطب شما می آیدشروع کنید
توضیح
در بخش اول متن ایمیل یادآوری خود، دلیل ارسال یادآوری را بیان کنید. این قسمت می‌تواند خلاصه‌ای سریع از مکالمه‌ای باشد که با گیرنده انجام داده‌اید یا یک یا دو جمله که توضیح می‌دهد چرا در حال تماس با او هستید. در هر صورت این بخش باید کوتاه و صریح باشد.
راه حل پیشنهادی / فراخوان برای اقدام
نیمه دوم بدنه ایمیل یادآوری شما باید یادآوری واقعی باشد. اینجاست که می‌گویید گیرنده چه کاری را تا چه تاریخی باید انجام دهد. بسته به موضوع و چارچوب زمانی، همچنین می‌توانید بیان کنید که این اقدام باید در اسرع وقت یا در اولین فرصت انجام شود. نسبت به محتوای ایمیل، همچنین می‌توانید به گیرنده بگویید که به شما ایمیل بزند یا با شما تماس بگیرد.
خاتمه
ایمیل یادآوری را با یک خاتمه حرفه ای به پایان برسانید، مانند:
- Best regards
- Sincerely
- Best
این خاتمه را با امضای حرفه ای خود همراه کنید.
5 مثال ایمیل یادآوری
ایمیل یادآوری به یک مدیر
Subject: Re: PTO from 10/12 through10/20
Hi Rosalie,
I wanted to follow up on my PTO request for October 12 through October 20. Were you able to get clearance with HR for me to take this time off?
Please let me know as soon as you can, as I need to secure reservations for a hotel and flights if the PTO is approved.
Thank you!
Best,
Dalila
ایمیل یادآوری به مشتری
Subject: Design approval
Hello Karoline,
Thanks for the quick feedback on those mock-ups. Please send your notes or approval of the proposed design update by EOD Friday so our creative team can move forward with their assets for the email campaign.
If you have any further questions or need clarification, I’m always available on email or Slack.
Warmly,
Carmichael
Design Lead
Design Agency
ایمیل یادآوری جلسه
Subject: Looking forward to our call at 2 p.m. today
Hi Darien,
I hope this email finds you well. I’d like to remind you about our status call this afternoon. I’m looking forward to discussing our progress on your renovation project and hearing your feedback.
If you need to reschedule our call, please do so by choosing another date and time in my calendar here: [link to calendar].
Best,
Vittorio Manoy
Foreman
Construction, LLC
ایمیل یادآوری فوری
Subject: URGENT: Action required by Oct. 1
Dear Sumit,
We appreciate your business and have been proud to call you “one of ours” for the past three years. We hope you’ll continue to invest with Capital Company. However, in order to do so, we need you to update your investor account and authorize two-factor authentication. This is to protect your sensitive data and ensure security compliance.
If you have any questions about the update or how we keep your data safe, please respond to this email. If you are unable to update your account and authorize two-factor authentication by October 1, your account will be put on hold until you complete the update.
Thank you so much for your cooperation—we are excited to continue investing with you.
Best,
Esther Clark
Security Administration Assistant
Capital Co.
ایمیل یادآوری پرداخت
Subject: Reminder: Please pay Invoice #008
Dear Ms. Teplitsky,
This is a gentle reminder that Invoice #008 is overdue. Please complete your payment as soon as possible.
If you believe this email is in error, please forward it to Santos Bautista, Head of Bookkeeping, at [email address] with a brief explanation of the error.
Thank you,
Deborah
Admin. Assistant, Web Hosting
سوالات متداول درایمیل های یادآوری ایمیل یادآوری چیست؟
ایمیل یادآوری پیامی است برای یادآوری رویدادی در آینده، موردی برای اقدام یا موضوعی که قبلاً مورد بحث قرار گرفته که به گیرنده ارسال می‌شود.
چه زمانی باید ایمیل یادآوری ارسال شود؟
حداقل یک روز پس از ارتباط اولیه خود با گیرنده، یک ایمیل یادآوری ارسال کنید. اگر مهلتی را به آنها یادآوری می کنید، ارسال ایمیل یادآور حداقل 24 ساعت قبل از مهلت نیز می تواند مفید باشد
ایمیل یادآوری باید شامل چه مواردی باشد؟
ایمیل یادآوری باید شامل موارد زیر باشد:
- موضوعی چشم نواز و واضح
- یک سلام
- توضیح مختصر در مورد دلیل ارسال ایمیل
- یک درخواست یا یادآوری واضح و مستقیم
- خاتمه و امضای حرفه ای
انواع مختلف ایمیل های یادآور چیست؟
- پیگیری های جلسه
- یادآوری
- پرداخت
- درخواست های اقدام
- از سرگیری ارتباطات قطع شده
- یادآوری جلسات
SWEET ENGLISH بهترین راه برای رسیدن به بهترین نتیجه ها